Registreringspolitik

 

1      Registreringspolitik og handlingsplan

Alle værker indlemmet i Trapholts samling skal registreres i henhold til gældende standarder for registrering samt krav og anbefalinger fra Slots- og Kulturstyrelsen og Trapholts nedskrevne retningslinjer.

Slots- og Kulturstyrelsen lancerede i 2018 et nyt fælles musealt registreringssystem SARA, som sikrer viden om samtlige museale samlinger i en fælles database. Programmet skal ydermere sikre at der registreres på samme vis på tværs af de danske statsanerkendte museer.

Trapholt registrerer foruden SARA i interne protokoller og på fysiske værkkort, der er magasineret i brandsikre skabe. Det betyder, at museet altid har overblik, viden og adgang til samlingen i tilfælde af nedbrud af den digitale database. Denne procedure er fortsat fra museets grundlæggelse i 1988 og følges fortsat som et vigtigt redskab og supplement til registreringssystemet SARA.

2      Hvorfor?

Registrering af museal samling skal foregå med stor omhu og præcis procedure. Trapholts samling skal jf. Museumsloven bevares for evig tid, og en grundig registrering er en vigtig del af den målsætning.

Trapholt samarbejder med Slots- og Kulturstyrelsen om brug af registreringssystemet SARA, for at kunne sikre viden og informationer om museets samling i Den fælles digitale database.

3      Bundlinje – hvilke tilgodeses?

Faglig: Forskning og formidling på Trapholt er afhængig af tilgangen til museets samling – en tilgang der kun er mulig ved grundig registrering.

Publikum: Museets brugere kan fremsøge museets værker gennem KID og i fremtiden også via en gæstebruger til SARA.

4      Målsætning

  • Nedskrevne retningslinjer for registrering efter gældende anbefalinger fra SLKS.
  • Migrering af Trapholts data til den digitale database SARA ultimo 2019.
  • Hele Trapholts samling skal være gennemregistreret ultimo 2020.
  • Hele Trapholts samling skal være indberettet til KID.
  • Indsættelse af faglig begrundelse for erhvervelse af værker indenfor de sidste 10 år og fremadrettet på registreringskort.
  • Samlet bevaringsplan for Trapholts samling i samarbejde med konservator.
  • Uddannet registrator til opgaven.
  • Samarbejde og fagligt netværk om registreringsarbejdet med andre institutioner.

5      Succeskriterie og evalueringsmetode

  • Årlig evaluering af nedskrevne retningslinjer for registrering.
  • Alt data migreret til SARA ultimo 2019.
  • Hele samlingen gennemregistreret ultimo 2020.
  • Årlig evaluering af hvor stor en procentdel af museets samling, der er fuldt registreret.
  • Årlig evaluering af hvor stor en procentdel af samlingen indberettet til KID, samt den procentvise forøgelse i forhold til den samlede samling.
  • Indsættelse af faglig begrundelser på alle nyerhvervede værker.
  • Indsættelse af faglig begrundelser på værker erhvervet de sidste 10 år ultimo 2021.
  • Nedfældet bevaringsplan for Trapholts samling ultimo 2020.
  • Klassificering af Trapholts samling med henblik på revidering af værdiredningsplan ultimo 2020.
  • Samlingsrevision uden bemærkninger.
  • Halvårlig optælling af indberettede inventarnumre.
  • Årlig evaluering og sikring af registrators kvalifikationer.
  • Årlig evaluering af samarbejder og faglige netværk med andre institutioner.

6      Hvordan – organisering

Ledelse: Samlingsansvarlig.

Museets samlingsansvarlige sørger for, at involverede parter er grundigt udlært i gældende registreringspraksis. Den samlingsansvarlige sikrer, at nye genstande registreres løbende og korrekt i database, protokol og arkiv.

7      Kommunikationsplan

7.1    Målgruppe

SLKS.

Andre museer.

7.2    Interessenter

SLKS.

Andre museer.

7.3    Budskab

Trapholt følger gældende standarder for museer i Danmark og registreringsmæssige krav udstedt af SLKS.

7.4    Kommunikationsform

Ikke relevant

7.5    Kanaler

Afrapportering i kvartals rapporter.

Årlig afrapportering til SLKS.

8      Budget – økonomisk ramme og tid

Registrering indgår i samlingsansvarliges drift opgaver.

I 2019 er der afsat ekstra midler til ansættelse af assistent til migrering af data til SARA.

I 2020 er der afsat 14/44 årsværk til samlingsgennemgang og opdatering af registrering.